Ordnung in Dokumente zu bringen und Dateien eindeutig zu benennen, so dass Sie von allen Mitarbeitern im Unternehmen einfach gefunden werden können sowie die Nutzung des meist vorhandenen Windows-Explorer ermöglicht mit geringem Aufwand schnelle Erfolge zu erzielen. Im Projekt ist die Firma Köhler &Ziegler hierzu folgendermaßen vorgegangen:

Ablauf:Aufnahme vorhandener Strukturen (Ordner, Server, Dateien, derzeitige Dateibenennung)

1. Neue Ablagestruktur im Windows-Explorer generieren, einfache und eindeutige Bennennung von Dateien festlegen, Ordnerstruktur im Explorer voreinstellenAuffrischungskurse für Windows für alle Beteiligten

2. Umspeichern in neue Struktur innerhalb 3 MonatenLöschen der alten Datenbestände nach 3 MonatenGgf Prüfung einer Erweiterung um ein kommerzielles Dokumentenmanagementsystem nach Zeitraum von ca. 1 Jahr

3. Eingabe von Dateien mit vorhandenem Basis-Material (Erfahrungswerte, Kalkulationen, Präsentationen etc) in die neue Dokumentenstruktur

4. Gespräche zur Erfassung kritischer Wissensfelder, Verantwortliche für die Erfassung und Pflege dieser Wissensfelder festlegen

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