Das Unternehmen:

• Firmenname: usd.de ag
• Firmensitz: Langen
• Gründung: 1994 als usd Gesellschaft für Unternehmensberatung,
Softwareentwicklung und Dienstleistungen mbH, Mitte 2000
Wandlung in die usd.de ag
• Branche: IT-Dienstleistungen
• Belegschaft (2003): 39 Mitarbeiter
• Umsatz (2003): 4,7 Mio. €
• Internet: www.usd.de

Das Projektteam:


Die Philosophie:

Wir sind Ihr IT-Partner in Fragen rund um IT Security, Informationsmanagement und Qualitätsmanagement. Wir beraten und unterstützen Sie von der Konzeption über Analyse und Design bis hin zu Implementierung, Test und Dokumentation der Systeme. Dabei bestimmt das fachliche Know-how unserer Mitarbeiter und die umfassende Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten die Leistungsfähigkeit der usd.

Unser Prinzip heißt Partnerschaft. Mit unseren Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. Wer wie wir davon lebt, Lösungen aus einer Vielzahl von Komponenten zu erarbeiten, muss dieses Prinzip jeden Tag leben.

Die Basis unseres Erfolgs ist der intensive Dialog. Der usd Arbeitsstil ist pragmatisch und effizient.

Das Projekt „Effektive Projektarbeit“

1. Ausgangssituation

Die usd hat Wissensmanagement schon früh als Thema erkannt, das für den Erfolg eines Unternehmens wichtig ist. Aus der Teilnahme an einer Wissensmanagementkonferenz entstand auch der Kontakt zu Prof. North und damit zum Projekt „Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen“.

In unserem Unternehmen spielt Projektarbeit eine große Rolle. Ob in Projektteams beim Kunden vor Ort oder intern in der usd - immer ist es wichtig, fachliches und methodisches Wissen anzuwenden und weiterzugeben. Nur so können wir effizient arbeiten und eine hohe Qualität erzielen.

2. Zielsetzung

Im Projekt Wissensmanagement haben wir uns zwei Ziele gesteckt.

Das erste Ziel ist Wissensmanagement in der täglichen Projektarbeit zu verankern. Als Formel ausgedrückt:

Wissensaustausch innerhalb des Projektteams
+ Wissen und Lerneffekte aus anderen Projekten
= effektive Projektarbeit

Das zweite Ziel besteht darin, möglichst viele Wissensquellen nutzbar zu machen. Im Idealfall lautet hier die Formel:

Wissen der Mitarbeiter
+ Wissen der Unternehmenspartner
+ Wissen aus Projekten
= Wissen des Unternehmens


3. Vorgehensweise

Zur Erreichung der formulierten Ziele haben wir eine Reihe von Maßnahmen ergriffen. Hierzu gehören
• Projektdatenblätter,
• Projektabschlussbesprechungen,
• Projektabschlussberichte,
• das usd-Projektbüro und die usd-Akademie.

Was sich hinter den einzelnen Begriffen verbirgt, wird im Folgenden erläutert:

Projektdatenblätter
Zu jedem aktuellen Projekt wird ein Projektdatenblatt ausgefüllt. Durch die Verwendung einer Vorlage wird sichergestellt, dass alle relevanten Projektinformationen erfasst werden (Kundeninformationen, eingesetzte Technologien, verknüpfte Projekte etc.). Die Projektdatenblätter werden in einer Datenbank gespeichert und im Intranet veröffentlicht.

Projektdatenblatt:


Projektabschlussbesprechungen
Zu jedem Projekt wird nach dessen Beendigung eine Projektabschlussbesprechung durchgeführt. In dieser Besprechung werden neben den einzelnen Phasen des Projekts auch Phasen übergreifende Themen wie etwa Organisation und Kommunikation beleuchtet. Wichtig hierbei ist, dass alle Projektbeteiligten einbezogen werden. Um dies zu erreichen, wird die Besprechung in Form einer moderierten Diskussion durchgeführt. Die Projektbeteiligten werden angehalten, positive wie negative Kritik auf Moderationskarten festzuhalten. Im Verlauf der Diskussion werden die einzelnen Anmerkungen von den Beteiligten erläutert und Verbesserungsvorschläge erarbeitet.
Projektabschlussbesprechungen sind verpflichtend für jedes Projekt. Zur Unterstützung für den jeweiligen Moderator wurde ein Leitfaden erstellt. Bisher wurden zwei Projektabschlussbesprechungen durchgeführt, jeweils mit guten Erfahrungen.

Leitfaden


Projektabschlussberichte
Um die Ergebnisse einer Projektabschlussbesprechung nutzbar und einem größeren Kreis zugänglich zu machen, werden diese - ergänzt um Erkenntnisse des Projektleiters - in einem standardisierten Projektabschlussbericht festgehalten.

Projektabschlussberichte werden auf regelmäßig stattfindenden Projektleiter-Meetings kommuniziert und an zentraler Stelle durch das Projektbüro der usd für alle Projektleiter verwaltet.

Projektabschlussbericht

usd-Projektbüro
Das Projektbüro ist die zentrale Instanz für das Projektcontrolling und die Verbesserung des Projektmanagements in der usd. Das Projektbüro verwaltet alle für die Durchführung von Projekten relevanten Informationen, überwacht die Einhaltung definierter Regeln und Maßnahmen und steht jedem Projektleiter beratend zur Seite. Durch regelmäßige Statusberichte ist das Projektbüro immer über den aktuellen Stand sämtlicher Projekte informiert. Hierdurch ist es in der Lage, Planabweichungen zu erkennen, zu bewerten und korrigierend einzugreifen.

usd-Akademie
Die usd-Akademie steht unter der Überschrift „Mitarbeiter schulen Mitarbeiter“, steht aber auch Partnern und Kunden offen. Spezifisches Wissen von Mitarbeitern, das bei der Durchführung von Projekten gewonnen wurde, wird im Rahmen von Akademie-Veranstaltungen an Kollegen, Partner und Kunden weitergeben. Angefangen von Übersichtsvorträgen bis hin zu tief liegenden Fachvorträgen zu unterschiedlichen Themen wird hierbei Mitarbeitern die Gelegenheit gegeben, im Dialog Ihr Wissen zu erweitern bzw. weiterzugeben. Eine zwanglose Atmosphäre steigert dabei die Motivation.

4. Aktueller Stand

Wir haben bereits erreicht, Wissensmanagement in der täglichen Projektarbeit zu etablieren. Durch die Konzeption und Einführung von Projektdatenblättern erhalten wir eine strukturierte Kurzübersicht über laufende und vergangene Projekte. Standardisierte Projektabschlussbesprechungen und daraus resultierende Projektabschlussberichte machen das Wissen, das wir in Projekten gewonnen haben, transparent und nutzbar.

Um dieses Wissen zu verbreiten und damit die gewünschte Wirkung zu erzielen, nutzen wir neben unseren technischen Mitteln vor allem Einrichtungen wie das usd-Projektbüro, unsere Meetings und die usd-Akademie für den direkten Wissenstransfer von Mensch zu Mensch.

5. Ausblick

Wir werden aus allen zukünftig durchgeführten Projektabschlussbesprechungen Folgerungen ziehen. Dazu gehören zum einen die konkreten guten und weniger guten Praktiken, welche aus der Besprechung hervorgehen. Zum anderen wird aber auch mit jeder solchen Besprechung der zugehörige Leitfaden verbessert bzw. erweitert. Ebenso wird der Leitfaden für Projektleiter einem ständigen Verbesserungsprozess unterzogen.

Der Austausch zwischen den diversen Projekten findet auf fachlicher Ebene über Vorträge in der usd-Akademie statt. Auch hier wird ständig daran gearbeitet, diesen Austausch aufrecht zu erhalten bzw. zu intensivieren. Der Erfahrungsaustausch zwischen Projektleitern soll ebenfalls weiter ausgebaut werden.

6. Konkreter Nutzen der Teilnahme am Projekt

Der größte Gewinn aus dem Projekt „Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen“ besteht für uns darin, dass wir durch die Teilnahme das Thema Wissensmanagement aktiv aufgegriffen haben. Durch die regelmäßigen Termine waren wir motiviert, immer weiter voranzukommen. Der Austausch im Konsortium hat uns geholfen, interessante Fragen zu entdecken, eigene Schwächen aber auch eigene Stärken zum Thema Wissensmanagement klarer wahrzunehmen.