Das Unternehmen:

• MANDAVI IT-Services GmbH & Co.KG, Firmensitz Wiesbaden, gegründet 2000
• Branche: Service- und Beratungsunternehmen
• Produkte: externe EDV-Leitung
• Belegschaft (2003): 7 MA
• Umsatz (2003): ca. 0,5 Mio. €
• Internet: www.mandavi.de

Die Philosophie:
„MANDAVI [lat.: anvertrauen; übergeben] ist ein herstellerunabhängiges Service- und Beratungsunternehmen. Als externe EDV-Leitung übernehmen wir das komplette Management und somit die Verantwortung für Auswahl, Beschaffung und den reibungslosen Betrieb der IT-Infrastruktur. Über unser Outsourcing-Konzept für kleine und mittelständische Unternehmen schaffen wir einen Status, der den Unternehmen die Möglichkeit bietet, sich wieder ihren Kernkompetenzen widmen zu können.

Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir unser Unternehmen von drei Gründungsmitgliedern auf mittlerweile sieben Mitarbeiter erweitert. Über unser Firmennetzwerk mit Partnerunternehmen hat sich unser Dienstleistungsspektrum unter dem Namen MANDAVIMedia seitdem deutlich erweitert. Auch im Bereich Web- und Graphikdesign, Lithographie- und Werbetechnik stehen wir mit Kompetenz und Erfahrung zur Verfügung.“

Das Projekt „Wissensmanagement unterstützt strukturiertes Wachstum“

1. Ausgangssituation

Mandavi ist ein Team von Spezialisten, deren Wissen sich größtenteils in den Köpfen der Einzelnen befindet. Zentrale Frage im Unternehmen ist deshalb: „Wie schaffen wir es, das Wissen an andere weiterzugeben bzw. jederzeit abrufbar zu machen?“

Außerdem planen wir als junges Unternehmen mit Wachstumsabsichten unsere Struktur als Basis für weiteres Wachstum durch Wissensmanagement zu stärken. Wichtig hierbei ist für uns vor allem, den Wissenstransfer von Hauptwissensträgern an alle Mitarbeiter zu sichern und Wettbewerbsvorteile durch die Umwandlung von Informationen in Wissen auszubauen.

2. Zielsetzung

Im Wissensmanagement-Projekt haben wir uns vorgenommen, durch die Errichtung eines klassischen Intranets eine Grundlage für Wissensmanagement bei MANDAVI zu schaffen. Wissensmanagement soll dazu beitragen unserem noch jungen Unternehmen mehr Struktur zu geben, damit weiteres Wachstum auf einer gesunden Basis stattfindet.

Ziele hierbei sind die u.a. Zentralisierung vorhandener Datenbestände, Volltextsuche, Indizierung, Verschlagwortung & Kategorisierung sowie die Einrichtung einer Knowledge-Datenbank innerhalb des Intranets, um vorhandenes Know-how der Mitarbeiter und externes Wissen zu transportieren. Das Intranet trägt dazu bei, Unternehmensprozesse abzubilden und ein hohes Servicelevel aufrecht zu erhalten. Außerdem wird zukünftigen Mitarbeitern der Einstieg in das Unternehmen erleichtert. Stück für Stück soll so ein Organisationshandbuch entstehen, das Transparenz und Kohärenz unserer Geschäftsprozesse sicherstellt.

3. Vorgehensweise

Um oben genannte Ziele zu erreichen, haben wir die Dokumentenstruktur kategorisiert und Datenpflege betrieben, sprich vorhandene Dokumente in das Intranet eingestellt. Auch die Call-Datenbank wurde unter Berücksichtigung der neuen Struktur neu gestaltet.
Im Folgenden soll ein Organisationshandbuch für Prozessabläufe erstellt werden, das Geschäftsprozesse vollelektronisch darstellt und einen Leitfaden zu Arbeitsabläufen zur Verfügung stellt.

Ferner ist ein Microsoft Sharepoint Portal Server bereits im Einsatz, der elektronische Abbildung von Arbeitsabläufen, Investitionssicherheit durch Kostentransparenz, ein Mitarbeiter/Kundenportal und die Nutzung via Webbrowser ermöglicht.

Als positive Nebeneffekte versprechen wir uns eine Überarbeitung der bestehenden Geschäftsprozesse und die Erschließung neuer Geschäftsfelder, möglicherweise in der Form eines Extranets für unsere Kunden.

4. Projektmeilensteine

5. Aktueller Stand

Das Intranet wird ständig optimiert und ausgebaut. Wir sind nach wie vor mit der Datenpflege und Erweiterung beschäftigt.

6. Ausblick

Wir sind weiterhin noch auf der Suche nach einer geeigneten Lösung im Bereich Customer Relationship, um den Zugriff auf Kundendaten und aktuelle Projektstände sowie die Unternehmenskommunikation zu optimieren. Hier werden derzeit neue Möglichkeiten uns Systeme geprüft.

7. Konkreter Nutzen der Teilnahme am Projekt

Das Intranet ermöglicht allen Mitarbeitern, sich schnell und einfach sowohl über interne als auch Kundenprojekte sowie Unternehmensprozesse zu informieren. Durch die Strukturierung von wichtigen Prozessen und dem Wissensaustausch untereinander sind wir in der Lage, unsere Wachstumsprozesse abzusichern. Außerdem wurde unsere Reaktionsfähigkeit gegenüber Kundenanfragen gesteigert.