Das Unternehmen:

• Köhler & Ziegler Anlagentechnik GmbH, Firmensitz Lollar, gegründet 1982
• Branche: Anlagentechnik
• Produkte: Gasmotor-Blockheizkraftwerke für Bio-, Klär- und Erdgasbetrieb von 30 kW bis 1.000 kW el. Leistung und zugehörige Gasreinigungsanlagen, Wartung
• Belegschaft (2002): ca. 49 MA
• Umsatz: ca. 5,5 Mio. Euro
• Internet: www.koehler-ziegler.de

Das Projektteam:


Bedeutung des Wissenstransfers für das Unternehmen

Die Fa. Köhler & Ziegler Anlagentechnik, GmbH, Lollar, ist Hersteller von energietechnischen Anlagen, besonders von Gasmotor-Blockheizkraftwerken (BHKW) für Bio-, Klär- und Erdgasbetrieb sowie zugehörige Gasreinigungsanlagen (Entschwefelung, Siloxanentfernung). Sonderanlagen und Systeme z. B. für Kraft-Wärme-Kälte-Kopplung oder BHKW mit Notstromfunktion werden vor Ort installiert und in Betrieb genommen. Die Projektabwicklung reicht bis hin zu GU-Aufgaben. Für die ausgelieferten Anlagen werden Wartungsverträge angeboten. Sämtliches Know-how von Entwicklung über Produktion bis hin zum Betrieb in im eigenen Haus vorhanden.
BHKW sind keine Produkte für Handelsvertreter! Zielsegmente für den eigenen Vertrieb sind Landwirte, Biogasanlagenbauer, Kläranlagenbauer und –betreiber sowie Contractoren. Das Erreichen dieser Segmente und die Verbesserung der Kundenbindung sind Gegenstand permanenter Verbesserungsbestrebungen.

Als Chance des Wissensmanagements sieht die Fa. Köhler & Ziegler die systematische Aufarbeitung und allen beteiligten Mitarbeitern zugängliche Dokumentation des vorhandenen Daten-, Strukturen-, Methoden- und Prozesswissens sowie das Erkennen und Bearbeiten neuer Herausforderungen, insbesondere auch durch eine bessere Transparenz der vorhandenen und zukünftig benötigten Kompetenzen.

Das Projekt „Know-how-Transfer“ und „Angebotsoptimierung“

1. Ausgangssituation

Zur Steigerung der Angebotseffizienz ist mittelfristig geplant, den grundlegenden Prozess der Angebotserstellung klarer zu strukturieren und zu dokumentieren. Kurzfristig muss das Daten-, Methoden- und Systemwissen von Know-how-Trägern dokumentiert werden und den Nachfolgern zugänglich gemacht werden (Wissensweitergabe über Mitarbeitergenerationen).

2. Zielsetzung

Nach einer eingehenden Selbstanalyse und Überlegungen im Zusammenhang mit der erfolgten Zertifizierung gemäß DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO 14001 wurden für das Wissensmanagement zwei Aufgabenkreise identifiziert, aus denen heraus die jeweils nachstehend beschriebenen Haupt-Ziele definiert worden sind. Auch Teilaufgaben bzw. Unter-Ziele sind bereits entwickelt worden.

Ziel 1: Wissens- und Methodentransfer hinreichend frühzeitig vor dem Ausscheiden von Know-how Trägern

Konkreter Fall:
Herr Köhler, der Mitbegründer der Firma und damit ein wichtiger Know-how-Träger, geht Ende 2004 in den Ruhestand.

Herr Ziegler, geschäftsführender Gesellschafter, plant dies für das nächste Jahrzehnt. Hier muss explizit die Nachfolge geregelt werden.

Ziel 2: Steigerung der Angebotseffizienz
• Es soll eine Veranstaltungsreihe „Mitarbeiter lernen von Mitarbeitern“ ins Leben gerufen werden, an der sich interessierte Mitarbeiter sowohl aktiv als auch als Zuhörer beteiligen können.

Es werden mit relativ viel Aufwand viele Angebote erstellt. Die daraus resultierende
Auftragsanzahl macht zu Projektbeginn allerdings nur ca. 5 % aus.


3. Vorgehensweise

Um das im Unternehmen vorhandene Wissen transparent zu machen und daraus die entsprechenden Maßnahmen abzuleiten, wurden zu Beginn des Projekts zwei Arbeitspakete in Angriff genommen. Einerseits wurden die Abteilungen und darin die einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens mit Hilfe der Kompetenz- bzw. Qualifikationsmatrix bezüglich ihres Wissens und ihrer Kenntnisse bewertet, um Schwachstellen und Wissensdefizite deutlich zu machen und daraus Informations- und Schulungsbedarf abzuleiten.

Hier sehen Sie einen Auszug aus unserer Qualifikationsmatrix:


Andererseits wurde an der Dokumentenverwaltung gearbeitet. Mit Hilfe des Windows Explorers wurde damit begonnen, sämtliche Ordner und Dateien neu strukturiert zu ordnen und katalogisieren, da eine sinnvolle Dokumentenverwaltung als wichtigstes Fundament verstanden wird, um andere Ziele im Wissensmanagement zu erreichen.

Ziel 1: Wissens- und Methodentransfer hinreichend frühzeitig vor dem Ausscheiden von Know-how-Trägern

4. Aktueller Stand

Die Beurteilung der Mitarbeiter mit Hilfe der Kompetenzmatrix ist abgeschlossen, und im Dokumentenmanagement ist mittlerweile ein Großteil der Ordner und Dateien katalogisiert worden. Eine neue Ablagestruktur wurde geschaffen. Die Umstellung „alt“ auf „neu“ ist in der Umsetzung. Allen damit befassten Mitarbeitern wurde eine kurze Auffrischung der Explorer-Möglichkeiten geboten, was wiederum selbst zur Mitarbeiterentwicklung und Wissensteilung beiträgt. Der Wissenstransfer zwischen Herrn Köhler und dem Ingenieurstudenten hat begonnen.

Die Angebotseffizienz konnte etwas gesteigert werden, von anfänglich 5% auf mittlerweile ca. 10%. Ein Fortschritt ist nur als quasi Zwischenziel zu definieren, die Verbesserung der Angebotseffizienz ist ein permanenter Vorgang. Das Erreichen einer 100% Trefferquote ist praktisch unmöglich.

5. Ausblick

In Zukunft soll weiter mit dem und am Dokumentenmanagement gearbeitet werden. Anfang 2005 soll überprüft werden, ob die Ablageorganisation über den Explorer ausreicht oder ob z. B. ein professionelles revisionssicheres Werkzeug angeschafft werden soll. Die Neuorganisation der Ablage wäre auch hierfür erforderlich und ist daher auf jeden fall sinnvoll. Die Angebotseffizienz soll innerhalb der nächsten zwei Jahre auf ca. 30% verbessert werden.

Das Wissensmanagement ist als Teil der Unternehmensphilosophie zu sehen. In diesem Zusammenhang sollen demnächst als weitere Instrumente periodische SWOT-Analysen (Stärken – Schwächen, Chancen – Risiken) und spezielle Risiko-Analysen angewandt werden.

6. Konkreter Nutzen des Projekts

Das Projekt brachte bisher einen übergeordneten Erfahrungsaustausch mit sich. Es ergaben sich einerseits Impulse, neue Methoden zu testen, andererseits die Bestätigung, auf einem richtigen Weg zu sein. Dadurch ergab sich ein stärkerer Antrieb zum Start und zur zügigen Umsetzung.

Die neue Dokumentenstruktur vereinfacht die Suche nach Informationen, reduziert Doppelarbeit und unterstützt die für die ISO-Zertifizierung geforderte Prozessdokumentation. Mittelfristig wird eine weitere Steigerung der Angebotstrefferquote erwartet. Nach Abschluss des „Debriefings“ von Herrn Köhler durch den Hochschulstudenten wird eine Dokumentation wichtigen technischen Wissens systematisiert zur Verfügung stehen. Die Erfahrung mit dem „Dokumentenmanagement mit Bordmitteln“ wurde bereits auf ein anderes Unternehmen übertragen, das mit Köhler & Ziegler geschäftlich verbunden ist. Insofern strahlen die Ergebnisse des Wissensmanagement-Pilotprojekts auf ein weiteres Unternehmen aus.