Das Unternehmen:

• Helmut Hund GmbH, Firmensitz Wetzlar, gegründet 1972
• Branche: Optik / Feinmechanik
• Produkte der Hochtechnologie in den Feldern Elektronik, Optik und Feinmechanik
• Belegschaft (2002): ca. 120 MA
• Internet: www.hund.de

Das Projektteam:


Bedeutung des Wissenstransfers für das Unternehmen

Die Helmut Hund GmbH zeichnet sich dadurch aus, dass mehrere Technologien beherrscht werden. Dies sind Optik, optische Glasfasertechnik, Kunststofftechnik, Feinmechanik und Elektronik. Auf den Gebieten Mikroskopie und Umweltmesstechnik (Staubmesstechnik) werden eigene Produkte in den Markt gebracht. Das Unternehmen ist der drittgrößte Mikroskophersteller in Deutschland. Stärken liegen in der Entwicklung und Produktion komplexer Systeme, bei denen die oben genannten Technologien zum Einsatz kommen.

Wachstumspotenzial wird vor allem in der Zulieferung solcher Systeme gesehen, die einen hohen Anteil an Beratung und Dienstleistungen enthalten. Dazu ist es erforderlich, das auf den verschiedenen Gebieten vorhandene Wissen systematisch zu kombinieren, um Wettbewerbsvorteile weiter auszubauen. Die Beteiligung an dem Förderprojekt soll dazu beitragen, Methoden im Umgang mit Wissensressourcen kennen zu lernen und praxisgerecht umzusetzen. Im Mittelpunkt für uns steht der Leitsatz „Wir führen Technologien zusammen“.


Das Projekt

Ausgangssituation

Zur Festlegung der Ziele wurde eine Intelligenzmatix für die verschiedenen Bereiche des Unternehmens erstellt und ausgewertet. Es konnten deutliche Übereinstimmungen hinsichtlich des Bedarfs an Wissensmanagement zwischen den Bereichen festgestellt werden. Mit Hilfe dieser Erkenntnisse wurden in der Helmut Hund GmbH die Ziele für das Wissensmanagement-Projekt formuliert.

1. Ausgangssituation und Zielsetzung:

Zur Festlegung der Ziele wurde eine Intelligenzmatix für die verschiedenen Bereiche des Unternehmens erstellt und ausgewertet. Es konnten deutliche Übereinstimmungen hinsichtlich des Bedarfs an Wissensmanagement zwischen den Bereichen festgestellt werden. Mit Hilfe dieser Erkenntnisse wurden in der Helmut Hund GmbH die Ziele für das Wissensmanagement-Projekt formuliert.

Übergeordnetes Ziel:

Die Beteiligung an dem Projekt soll dazu beitragen, Methoden im Umgang mit Wissensressourcen kennen zu lernen und praxisgerecht umzusetzen. Um dieses Ziel konkret in die Praxis umzusetzen, wurden folgende Teilziele erarbeitet.

Teilziele:

1. Wissen über Mitarbeitergenerationen weitergeben
2. Offene Informationsweitergabe innerhalb des Unternehmens

Um eine offene Informationsweitergabe im Unternehmen zu fördern, wurde ein Informationssystem geschaffen, das den Mitarbeitern Informationen und Daten über das Unternehmen und die aktuelle Geschäftssituation gibt.


Um ein neues Informationssystem zu implementieren, sind verschiedene Maßnahmen nötig:

• Über eine Mitarbeiterbefragung soll zuerst festgestellt werden, welche Informationen für die Mitarbeiter von Interesse sind. Den Fragebogen finden Sie im Anhang.

• Auf der anderen Seite gibt die Geschäftsführung ihrerseits an, welche Informationen sie an die Belegschaft weitergeben möchte

• Als nächster Schritt kommt es zu einer Abstimmung zwischen beiden Interessenlagen

• Parallel dazu soll geprüft werden, in welchem Maße das vorhandene EDV-System für das geplante Informationssystem genutzt werden kann.

3. Dokumentation von Informationen für Dienstleistungen

In einem weiteren Schritt (seit Herbst 2003) wurden Maßnahmen festgelegt, wie der entsprechende Wissenstransfer bewerkstelligt werden soll

2. Vorgehensweise

1. Teilziel: Wissen über Mitarbeitergenerationen weitergeben

Die Dringlichkeit dieses Teilziels ist auf einen konkreten Fall zurückzuführen. Ende Oktober 2004 wird der Leiter der Konstruktion aus dem Unternehmen ausscheiden. Sein Wissen soll nun an zwei im Unternehmen verbleibende Mitarbeiter weitergegeben werden.

Um dieses Teilziel zu erreichen, wurden folgende Maßnahmen für sinnvoll erachtet:

• Der Konstruktionsleiter wird von seinen zwei Nachfolgern „abgefragt“, und die erhaltenen Informationen werden genau aufgeschrieben.

• Die beiden Nachfolger übernehmen die Leitung von Projekten und fragen, wie der derzeitige Leiter der Konstruktion sie abgewickelt hätte und warum in dieser Form.

Als Nachweis, dass die Wissensweitergabe erfolgreich war, ist vor Ausscheiden des Konstruktionsleiters ein Vortrag der beiden Mitarbeiter über das gewonnene Wissen geplant. Bei Erfolg soll die Methode auf andere das Unternehmen verlassende Mitarbeiter angewandt werden.

2. Teilziel: Offene Informationsweitergabe innerhalb des Unternehmens

Um eine offene Informationsweitergabe im Unternehmen zu fördern, soll ein Informationssystem geschaffen werden, das den Mitarbeitern Informationen und Daten über das Unternehmen und die aktuelle Geschäftssituation gibt.

Um die offene Informationsweitergabe in die Unternehmenskultur zu implementieren, wurde das so genannte „Gemeinsame Frühstück“ etabliert. Dies funktioniert folgendermaßen:
• Von jedem Mitarbeiter gibt es eine „Tischkarte“. Diese Karten werden wie Spielkarten gemischt und nach dem Zufallsprinzip auf den Tischen verteilt. So kommt es dazu, dass Mitarbeiter unterschiedlichster Abteilungen und Hierarchiestufen nebeneinander sitzen.

• Während des gemeinsamen Frühstücks informiert die Geschäftsleitung über verschiedenste Themen, wie zum Beispiel die aktuelle Geschäftssituation, interessante neue Projekte, personelle Veränderungen, interne und externe Probleme und gibt einen Ausblick in die Zukunft.

• Die Mitarbeiter wiederum sind aufgefordert, Fragen zu stellen, Probleme vorzutragen und der Geschäftsleitung Anregungen zu geben.

Das „gemeinsame Frühstück“ findet ca. 4 Mal pro Jahr statt, allerdings nicht planmäßig in bestimmten Zeitabständen, sondern immer dann, wenn es einen speziellen Anlaß dazu gibt. Gründe können zum Beispiel eine Veränderung der Geschäftslage, Umstrukturierungen, Verabschiedung von Mitarbeitern, oder auch neu eingestellte Mitarbeiter sein.

Um ein neues Informationssystem zu implementieren, sind verschiedene Maßnahmen nötig:

• Über eine Mitarbeiterbefragung soll zuerst festgestellt werden, welche Informationen für die Mitarbeiter von Interesse sind

• Auf der anderen Seite gibt die Geschäftsführung ihrerseits an, welche Informationen sie an die Belegschaft weitergeben möchte

• Als nächster Schritt kommt es zu einer Abstimmung zwischen beiden Interessenlagen

• Parallel dazu soll geprüft werden, in welchem Maße das vorhandene EDV-System für das geplante Informationssystem genutzt werden kann.

3. Teilziel: Dokumentation von Informationen für Dienstleistungen

Bisher war das Dokumentationswesen für einzelne Produkte ausgelegt. In Zukunft soll in verstärktem Maße die Dokumentation für Dienstleistungen sichergestellt werden. Dies soll parallel laufen mit der Umstellung des bisherigen Qualitätsmanagement-Systems von DIN ISO EN 90001 auf DIN ISO EN 9000 – 2000.
In dieser Norm werden vor allem die Kundenzufriedenheit und die Prozesssicherheit in den Vordergrund gestellt.

3. Aktueller Stand

Das erste Teilziel, Wissensmanagement über Mitarbeitergenerationen weiterzugeben, ist dabei, erfolgreich umgesetzt zu werden. Die beiden Nachfolger haben schon ausführlich die Gelegenheit genutzt, den Konstruktionsleiter bei wichtigen Fragen zu Rate zu ziehen, über seine Arbeitsweise zu befragen und sich so auf zukünftige Aufgaben vorzubereiten. Einem Ausscheiden des Leiters der Konstruktion kann das Unternehmen also ohne die Angst entgegenblicken, wichtiges Wissen zu verlieren.
Auch das dritte Teilziel, die Dokumentation von Informationen für Dienstleistungen, ist auf einem guten Weg. Es wurde extra ein neuer Mitarbeiter eingestellt, der mit dieser Aufgabe beauftragt wurde.

Das nachfolgende Datenblatt für Dienstleistungsprodukte wird von dem Dienstleistungsprodukt-manager erstellt. Diese Datenblätter können dann in einem Dienstleistungskatalog zusammengefasst werden. Sie repräsentieren so das Angebot an Diestleistungsprodukten.

Datenblatt

5. Ausblick

Im Mittelpunkt weitere Überlegungen steht das Datenmanagement, d.h. die Speicherung, das Wiederfinden und die Handhabung der im Unternehmen (meist in Ordnern) enthaltenen Informationen.

Die während des Seminars diskutierten Problemfelder wie Kompetenzverteilung in einem Unternehmen, Vorschlagswesen, etc., die in einigen Unternehmen erfolgreich bearbeitet wurden, werden sicher auch wieder aufgegriffen werden, wenn es um die Frage nach weiterer Optimierung geht. Die erarbeiteten Lösungswege erscheinen praxisgerecht. Ob sie sich bewährt haben, kann sicher bei den Unternehmen, die diese Konzepte bereits umgesetzt haben, erfragt werden.

6. Konkreter Nutzen der Teilnahme am Projekt

Der erste Nutzen aus der Teilnahme an dem Projekt Wissensmanagement war sicher das Bewusstmachen, dass Wissen gemanagt werden muss. Hierzu wurden konkrete Problemfelder behandelt und Lösungsansätze aufgezeigt, die in verschiedenen Unternehmen auch umgesetzt wurden Nutzen ergab sich auch aus dem Austausch mit den anderen Unternehmen und das Knüpfen von Kontakten. Durch die glückliche Auswahl der an dem Seminar beteiligten Firmen konnte schnell festgestellt werden, dass fast alle Unternehmen vor den gleichen Problemen standen und an für ihre Unternehmensgröße angemessenen Lösungen interessiert waren. Durch die gemeinsamen Diskussionen und den Erfahrungsaustausch ergaben sich neue Blickwinkel und Lösungsansätze.

Außerdem sind die Unternehmen, die Probleme bereits erfolgreich gelöst haben, bereit, den anderen Hilfestellungen zu geben.

Durch den Austausch mit den anderen Unternehmen wurde die Helmut Hund GmbH „nebenbei“ auf die erfolgreich praktizierte Integration der Montagen für unterschiedliche Produkte eines anderen Unternehmens aus dem Konsortium aufmerksam und setzte diese Idee mit positiven Effekten für Montageauslastung und flexiblen Mitarbeitereinsatz um. Mitarbeiter in der Montage steigern so ihre Kompetenz, unterschiedliche Produkte zu montieren.