Das Unternehmen:

• Hedrich Vacuum Systems, Firmensitz Ehringshausen, gegründet 1963
• Branche: Vakuum-Verfahrenstechnik
• Produkte: kundenspezifischen Anlagenkonzeptionen für die Elektro-, Elektronik-, Automobil- und Chemische Industrie
• Belegschaft (Gruppe, 2002): ca. 150 MA
• Umsatz (Gruppe, 2002): ca. 20 Mio. €, davon Exportanteil 85%
• Niederlassungen in USA, China und Schweiz
• Internet: www.hedrich.com

Das Projektteam:


Bedeutung des Wissenstransfers für das Unternehmen

Für ein Engineering Unternehmen wie Hedrich Vacuum Systems ist das technische Know-how der Mitarbeiter von zentraler Bedeutung für den Markterfolg. Um auch in Zukunft auf veränderte Markterfordernisse reagieren zu können, ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Know-hows und ein stetiger Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern unabdingbar.

Das Projekt

1. Ausgangssituation

Beim Ausscheiden von Mitarbeitern, insbesondere aus den Bereichen Projektierung, Konstruktion, Montage und Inbetriebnahme, gibt es Probleme bei der Übertragung und Verfügbarmachen des Wissens. Außerdem ist das für das Unternehmen höchstwichtige Verfahrens-Know-how nur in wenigen Köpfen konzentriert.

Projektspezifische Erfahrungen verbleiben fast grundsätzlich nur bei den zuständigen Projekt-Beteiligten. Dies führt dazu, dass manche Fehler immer wieder gemacht werden und Wissen nur dann weitergegeben wird, wenn jemand direkt danach gefragt wird. Frust bei neuen Mitarbeitern, Nacharbeit im Werk, lange Montagearbeiten, zusätzliche Kosten und Ärger mit Kunden sind die Folge.

2. Zielsetzung

Allgemeine Ziele:
• Das Wissen und die Erfahrungen von älteren ausscheidenden Mitarbeitern soll auf im Unternehmen verbleibende Mitarbeiter übertragen werden und auch für neue Kollegen verfügbar gemacht werden.
• Kernkompetenzen der einzelnen Mitarbeiter sollen systematisch erfasst und Entwicklungspotentiale aufgedeckt werden.
• Es soll allen Mitarbeitern ermöglicht werden, systematisch Verfahrens-Know-how zu sammeln und weiterzuentwickeln und es damit für das gesamte Unternehmen nutzbar zu machen.
• Berichte und anlagenspezifische Erfahrungen sollen systematisch erfasst werden.
• Mitarbeiter sollen angehalten werden, projektspezifische Erfahrungen mit anderen Mitarbeitern zu teilen.
• Reklamationen sollen zuverlässig erfasst, bearbeitet und behoben werden.
• Bewährte Bauteile und –gruppen sollen wieder verwandt, ungeeignete Bauteile vermieden werden.

Projektspezifisch:

• Anlagenspezifische Informationen sollen anlagenspezifisch abgelegt und bei Bedarf den zuständigen Personen schnell und unkompliziert zur Verfügung gestellt werden.
• Erfahrungen aus Inbetriebnahmen und Beschwerden von Kunden sollten zentral erfasst, bearbeitet und gelöst werden. Hierzu wäre es sinnvoll, ein regelmäßiges Treffen mit den zuständigen Personen zu installieren.
• Es soll ein Konzept zur regelmäßigen Mitarbeiterbeurteilung erarbeitet und implementiert werden.
• Es soll eine Veranstaltungsreihe „Mitarbeiter lernen von Mitarbeitern“ ins Leben gerufen werden, an der sich interessierte Mitarbeiter sowohl aktiv als auch als Zuhörer beteiligen können.
• Die Mitarbeiter sollen über die wichtigsten Unternehmensdaten regelmäßig informiert werden. Damit soll das Verständnis für notwendige Entscheidungen der Unternehmensleitung verbessert und die Identifikation der Mitarbeiter mit „ihrem“ Unternehmen gestärkt werden.

3. Vorgehensweise

1. Anwendung des Kompetenzmatrix-Konzepts:
Unter Zuhilfenahme des Konzeptes der sog. Kompetenzmatrix wurde zunächst als Ziel formuliert, für jede der in den einzelnen Abteilungen vorhandenen Kernkompetenzen mindestens einen „Experten“ und einen „Könner“ zu haben sowie möglichst einen weiteren Mitarbeiter mit „Grundwissen“.
Hierzu werden mit Hilfe von Kompetenzmatrizen für jede Abteilung Kernkompetenzen definiert und die einzelnen Mitarbeiter hinsichtlich dieser Kernkompetenzen eingeschätzt. Auf diese Weise konnte die Kompetenzverteilung innerhalb des Unternehmens bzw. der verschiedenen Abteilungen sichtbar gemacht werden und es wurden Bereiche erkennbar, in denen Kompetenzen einzelner Mitarbeiter in Zukunft ausgebaut werden müssen.

Hier sehen Sie einen Auszug aus unseren Kompetenzmatrizen:

In einem weiteren Schritt (seit Herbst 2003) wurden Maßnahmen festgelegt, wie der entsprechende Wissenstransfer bewerkstelligt werden soll

2. Offene Informationsweitergabe
Die offene Weitergabe von Unternehmensinformationen an die Mitarbeiter durch die Unternehmensleitung soll in Zukunft ebenfalls vorangetrieben werden. Hierzu wurden Kennziffern festgelegt, die jedem Mitarbeiter in Form von Schaubildern bzw. Statistiken monatlich aktualisiert bekannt gegeben werden (seit Sommer 2003). Hierbei handelt es sich um Kennziffern wie z.B. Umsatz, Art und Anzahl der aktuell abzuarbeitenden Projekte, Produktivitätskennziffern, Überstundenstatistiken und Nacharbeit.

Hier sehen Sie einige Bespiele für unsere Infotafeln:



3. Mitarbeiter schulen Mitarbeiter
Zur Verbesserung des Informationsflusses im Unternehmen und um das im Unternehmen vorhandene Wissen auf viele Schultern zu verteilen, wurde eine Aktion „Mitarbeiter lernen von Mitarbeitern“ gestartet. Bei dieser Aktion sind die Mitarbeiter mit besonderen Fähigkeiten oder Erfahrungen aufgerufen, diese an interessierte Kollegen weiterzugeben. Gleichzeitig wurden die Mitarbeiter befragt, ob sie Interesse haben, über bestimmte Dinge im Unternehmen etwas mehr zu wissen, als sie während ihrer täglichen Arbeit gewöhnlich erfahren. Hier sehen Sie einen Auszug aus dem Fragebogen:

Die Ergebnisse dieser Befragung sollen genutzt werden, eine Schulungs- und Veranstaltungsreihe vorzubereiten.
An der Befragung nahmen 29 der 80 angeschriebenen Mitarbeiter teil, wobei alle sich für die Aktion interessierten und 25 von ihnen sogar außerhalb der regulären Arbeitszeiten mitarbeiten würden. 17 Mitarbeiter wären bereit, auch aktiv wissen weiter zu geben. Bei der Frage nach den eigenen Informationswünschen und -bedürfnissen wurde erkennbar, dass Mitarbeiter sowohl über ihren eigenen Tätigkeitsbereich als auch über die Aufgaben anderer Abteilungen mehr wissen möchten. Mitarbeiter mit technischen Aufgaben bekunden Informationsbedarf zu kaufmännischen Fragen und umgekehrt.

Sowohl der vollständige Fragebogen als auch die kompletten Ergebnisse der Befragung sind als Anlage beigefügt.

4. Aktueller Stand

Das Konzept der Kompetenzmatrix wurde bisher mit den Abteilungsleitern besprochen und für jede Abteilung durchgeführt. Mit Hilfe der Ergebnisse der Kompetenzmatrix wurde überlegt, in welche Richtung sich die einzelnen Mitarbeiter weiter entwickeln sollen.
Auch die offene Informationsweitergabe ist mittlerweile in der Form bei Hedrich implementiert, dass jeden Monat wichtige Kennziffern für alle Mitarbeiter veröffentlicht werden.
Im Projekt Mitarbeiter lernen von Mitarbeitern wurde ein Fragebogen entwickelt, der von den Mitarbeitern beantwortet und inzwischen ausgewertet wurde. Eine erste Pilotveranstaltung mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern wurde im Herbst 2003 bereits durchgeführt. Ein detaillierter Veranstaltungskalender, der den Informationserfordernissen und –wünschen der Mitarbeiter Rechnung trägt, ist momentan in Vorbereitung.
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5. Ausblick

In Zukunft sollen die Kompetenzmatrizen auf Abteilungsebene mit den einzelnen Mitarbeitern diskutiert und ergänzt werden. Es ist geplant, mit Hilfe dieses Instruments ein allgemein akzeptiertes Mitarbeiterbeurteilungssystem aufzubauen.
Die Veranstaltungsreihe „Mitarbeiter lernen von Mitarbeitern“ soll zu einer ständigen Einrichtung weiterentwickelt werden.

6. Konkreter Nutzen des Projekts für Hedrich

Allgemein kann festgestellt werden, dass das Wissensmanagement-Projekt bei allen Beteiligten sowohl auf Seiten der Geschäftsleitung als auch bei den Mitarbeitern zu einer Sensibilisierung für Fragen der Wissensweitegabe geführt hat. Es ergaben sich wichtige Anregungen zur systematischen Aufarbeitung und Dokumentation des im Unternehmen vorhandenen Know-hows.
Hinsichtlich vorhandener Kompetenzen der Mitarbeiter und deren Weiterentwicklungsmöglichkeiten konnte eine größere Transparenz erreicht werden. Gleichzeitig wurde in verschiedenen Fällen Weiterbildungs- und Schulungsbedarf ermittelt.
Eine Verbesserung des Informationsflusses zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeitern und damit ein größeres Verständnis für unternehmerische Entscheidungen und Maßnahmen gehört ebenfalls zu den positiven Auswirkungen dieses Projektes


Anlage:
Fragebogen „Mitarbeiter lernen von Mitarbeitern“